Claves para que un meeting online sea un éxito

Publicado el por Beatriz Beltrán (autor)

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Las soluciones de conferencia web para la realización de reuniones, puede ahorrar hasta un 30% el gasto en las empresas. Sin embargo, este tipo de reuniones, como destaca Digital Samba, tienen una serie de peculiaridades que hay que tener en cuenta y adaptar para que sean un éxito.

Sin duda alguna, una de las soluciones que más ahorro aportan a las empresas es la conferencia web. Y es que, tal y como se destaca desde Digital Samba, el coste en viajes para asistir a reuniones supone un gran coste para las compañías, y está solo por detrás de salarios e I+D. Sin embargo, este tipo de reuniones a través de una pantalla, a pesar de ser muy productivas, cuentan con una serie de singularidades que hay que tener en cuenta a la hora de planificarlas.

Preparar la reunión

Al igual que en cualquier otro tipo de reunión física, el meeting online se tiene que planificar. Si bien, esta planificación es un poco diferente a la que se realiza en una convencional. El modo de avisar de la misma será a través de otras vías, como el propio sofware que se utilice. Lo ideal es enviar las invitaciones a los participantes con, al menos, una semana de antelación y mandar un recordatorio un par de días antes. También se debe preparar una agenda con los puntos que se tratarán y evitar que se trate de un encuentro demasiado largo. 

Peculiaridades técnicas

Si existe algo que es necesario preparar con máximo cuidado en una reunión online es las condiciones técnicas de la misma. En primer lugar, se debe contar con un software fiable. Encontrarse con problemas de imagen o de sonido una vez comenzado el encuentro puede ser muy frustrante. Del mismo modo, tal y como se destaca desde Digital Samba, es conveniente utilizar un headset para evitar ruidos en el fondo y disponer de un sitio tranquilo, en el que no existan distracciones, ni a nivel de imagen, ni a nivel de ruidos.

Códigos de comunicación

Por último, hay que tener en cuenta que se está hablando ante una pantalla, y que esto conlleva una forma de comunicación un poco distinta a la presencial. Desde Digital Samba recomiendan hablar claramente, vocalizando muy bien, y lentamente. Sin embargo, no se debe hablar excesivamente lento, puesto que esto puede llegar a aburrir al resto de participantes. Del mismo modo, hay que tener presente que, si se habla a través de la pantalla del ordenador, es necesario apagar las notificaciones que se tengan programadas pues esto puede interrumpir y molestar en la conversación.

Acerca de Digital Samba: http://www.digitalsamba.com/

Digital Samba está especializada en el desarrollo de soluciones de conferencia web. Su galardonada herramienta, OnSync, es utilizada en el ámbito empresarial, con el fin de ejecutar seminarios, aulas virtuales, etc. con una alta calidad de vídeo y audio. Gracias a la solución, es posible compartir archivos, presentaciones, escritorio,… OnSync puede ser utilizada en cualquier navegador, plataforma o dispositivo móvil. Además, está disponible como solución de conferencia web de “marca blanca”. Para más información o demo, visitar http://www.digitalsamba.com o Twitter y Facebook