En la actualidad, la mayor parte de las compañías usan las tradicionales hojas de cálculo, como la hoja de Excel, para administrar los gastos relacionados con los gastos de representación y los desplazamientos profesionales de los trabajadores.

Cuando los empleados realizan un desplazamiento profesional ingresan el gasto efectuado en el fichero y a final de mes imprimen la hoja de gasto adjuntando los justificantes correspondientes para transmitirlos a la aprobación del departamento de administración. Una vez la nota es aprobada, los datos son ingresados, laboriosamente, en el sistema central contable de la organización para su tratamiento y su reembolso.

Sin duda, estas hojas de gasto generan un proceso lento y muy costoso. Además, no permiten una clara visibilidad y perjudica directamente la gestión eficaz de los datos. Estamos en una época donde las empresas buscan ahorrar gastos y estos procesos no automatizados son improductivos para las organizaciones.

Las soluciones que automatizan y optimizan la gestión de los gastos de empresa, permiten simplificar y controlar los procesos de reserva (tren, avión, coches u hoteles, etc.). Los procesos automatizados para el tratamiento de los gastos de una compañía son fundamentales para el ahorro de tiempo y la reducción de costes. Los importes que están vinculados con los gastos de representación y desplazamientos aumentan cada vez más y son una carga importante para las compañías.

Los gastos de viajes de empresa representan el primer puesto de los gastos generales de una organización. Actualmente, estos gastos tienen un índice muy bajo de automatización y gestionarlos ocupa una o varias personas a tiempo completo.

Respecto a los gastos vinculados a la gestión de los viajes de empresa y las notas de gasto, los costes indirectos (preparación del viaje y el tratamiento de los gastos) suponen el 4,6% de los costes indirectos en Europa. El ahorro posible sobre los gastos indirectos podría ser del 54% aplicando tarjetas corporativas, una gestión automatizada y controlada de los gastos, la reserva de viajes online con antelación y la automatización de la gestión de las facturas.

Además, actualmente existe una ausencia de política de viajes y de reembolso de los gastos, lo que tiene como consecuencia la pérdida del control de los gastos de empresa.

Los viajes de empresa, la gestión de notas de gasto y los desplazamientos profesionales tienden cada vez más hacía las nuevas tecnologías y a la automatización. Por ello, el objetivo de las empresas debe ser integrar herramientas de gestión automatizada para las notas de gasto, la reserva de viajes y la gestión de facturas, con el fin de controlar el conjunto de gastos, ahorrar dinero y ganar productividad.

En el mercado encontramos soluciones que proponen la gestión de los viajes profesionales, otras que proponen la gestión de las notas de gasto o soluciones de gestión de facturas. Sin embargo, también existen herramientas como Tickelia, Concur o Notilus que proponen soluciones completas que administran la totalidad del proceso, respondiendo al conjunto de estas necesidades. Estas soluciones gestionan las solicitudes de viajes y las reservas, las notas de gasto, la reclamación y gestión de las facturas y realizan un reporting de los gastos efectuados.

Los ahorros de productividad que se obtiene en todos los procesos garantizan una alta tasa de eficiencia en la adopción de la solución. La simplicidad y su implementación permiten a las compañías, de cualquier tamaño y sector de actividad, poner rápidamente un medio en marcha para optimizar adecuadamente el proceso global de gestión de los gastos profesionales y se contribuye a la rentabilidad de la compañía.

Implantando estas herramientas se optimizan los procesos internos y externos de la empresa, se obtiene una visión de 360º de los datos de los gastos de empresa, los empleados obtienen una gran satisfacción al tenerlo todo controlado y los ahorros financieros son considerables.

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